Międzynarodowy transport generuje sporo kosztów, których nie da się uniknąć. Paliwo, opłaty drogowe, naprawy, części czy inne wydatki ponoszone podczas tras pojawiają się regularnie. Część zapłaconego za granicą VAT można jednak odzyskać. Podobnie jest z częścią akcyzy zawartej w cenie oleju napędowego w wybranych krajach.
Na papierze brzmi to dość prosto. Firma poniosła koszt, ma fakturę, składa dokumenty i czeka na zwrot. W praktyce właśnie między fakturą a wypłatą środków pojawia się najwięcej problemów. Poszczególne kraje mają własne zasady, terminy i wymagania, a nawet niewielki błąd może oznaczać konieczność uzupełnienia dokumentacji.
Dlatego dobrze przygotowany wniosek o zwrot VAT to nie tylko poprawnie wpisane dane firmy. Najpierw trzeba upewnić się, czy sam wydatek rzeczywiście kwalifikuje się do zwrotu.
Faktura związana z działalnością nie zawsze wystarczy
W przypadku firm transportowych do kosztów, od których często można odzyskać VAT, należą między innymi paliwo czy opłaty drogowe. Problem w tym, że zakres wydatków podlegających refundacji nie jest identyczny w całej Europie.
To, co można rozliczyć w jednym kraju, nie musi być akceptowane w drugim. Ostrożności wymagają chociażby niektóre koszty reprezentacyjne, wydatki o charakterze prywatnym czy określone usługi, których lokalne przepisy nie obejmują zwrotem.
Dlatego nie warto automatycznie wrzucać do wniosku wszystkich zagranicznych faktur z danego miesiąca. Lepiej wcześniej sprawdzić poszczególne pozycje. Taka kontrola może zaoszczędzić późniejszej wymiany korespondencji z urzędem, korekt i dodatkowego oczekiwania.
Liczy się również to, gdzie firma prowadzi działalność
Kolejna kwestia dotyczy obecności przedsiębiorstwa w kraju, z którego chce ono odzyskać VAT.
Sam fakt, że ciężarówki regularnie jeżdżą przez Francję, Belgię czy Włochy, nie oznacza jeszcze prowadzenia tam działalności gospodarczej. Sytuacja może wyglądać inaczej, jeżeli firma posiada w danym państwie stały zakład, lokalną strukturę albo inną stałą formę działalności.
Ma to znaczenie, ponieważ prowadzenie działalności w kraju zwrotu może wyłączyć możliwość korzystania ze standardowej procedury odzyskiwania VAT. W przedsiębiorstwach obsługujących wiele rynków europejskich łatwo ten element przeoczyć, szczególnie jeśli struktura firmy zmieniała się przez lata.
Dokumenty to jedno. Terminy to drugie
Nawet prawidłowo udokumentowany wydatek może nie przynieść zwrotu, jeżeli firma nie dopilnuje procedury.
W poszczególnych państwach różnią się terminy składania wniosków, minimalne kwoty zwrotu oraz wymagania techniczne dotyczące przesyłania dokumentacji. Urząd podatkowy może również poprosić o dodatkowe informacje. Wtedy liczy się nie tylko poprawna odpowiedź, ale też jej terminowe dostarczenie.
W przypadku standardowego zwrotu cały proces może trwać miesiącami. Dla przewoźnika nie jest to wyłącznie sprawa administracyjna. Pieniądze, które czekają na zwrot, w tym czasie nie pracują w firmie.
Z tego powodu przy planowaniu zwrotu VAT z UE warto brać pod uwagę również płynność finansową przedsiębiorstwa. Edenred Finance oferuje standardową procedurę, ale także szybki zwrot, w ramach którego środki mogą zostać wypłacone w ciągu dwóch dni roboczych po dostarczeniu kompletnej wymaganej dokumentacji.
Akcyza rządzi się własnymi zasadami
VAT nie jest jedynym podatkiem, który może odzyskać firma transportowa. W siedmiu krajach europejskich możliwy jest także częściowy zwrot akcyzy od oleju napędowego: w Belgii, Chorwacji, Francji, Hiszpanii, Słowenii, na Węgrzech i we Włoszech.
Tutaj pojawiają się jednak dodatkowe warunki. Firma transportowa musi być zarejestrowana w UE, a pojazd powinien mieć co najmniej 7,5 tony dopuszczalnej masy całkowitej. Zakup paliwa musi być odpowiednio udokumentowany, a płatność dokonana kartą – płatności gotówkowe nie są akceptowane.
Nie ma też jednej wspólnej procedury dla wszystkich siedmiu państw. Każde ustala własne terminy, wymagane dokumenty i szczegóły rozliczenia. To, że firma skutecznie odzyskała akcyzę z Francji, nie oznacza więc, że dokładnie taki sam zestaw dokumentów wystarczy w Hiszpanii.
Samodzielnie czy z pomocą zewnętrznego partnera?
Dla małej firmy obsługującej jeden lub dwa kierunki samodzielne prowadzenie zwrotów może być wykonalne. Sytuacja komplikuje się, gdy samochody regularnie pojawiają się w kilku krajach, a liczba faktur rośnie.
Wtedy trzeba nie tylko zebrać dokumenty. Ktoś musi sprawdzić, czy wydatki się kwalifikują, dopilnować terminów, przygotować wnioski i odpowiadać na ewentualne pytania lokalnej administracji podatkowej.
Na tym właśnie opiera się outsourcing takiego procesu. Edenred Finance deklaruje obsługę od weryfikacji dokumentacji i przygotowania wniosku aż po kontakt z organami podatkowymi oraz wypłatę odzyskanych środków.
Dla przewoźnika korzyścią nie jest więc wyłącznie mniej papierkowej pracy. Przy działalności prowadzonej w wielu krajach równie ważne jest ograniczenie ryzyka, że pieniądze należne firmie utkną przez kilka miesięcy z powodu błędnie zakwalifikowanego kosztu, brakującego dokumentu albo niedopilnowanego terminu.
