W obiegu służbowych informacji, archiwum zajmuje centralne miejsce. Konieczność weryfikowania umów, sięgania po dokumenty nawet sprzed kilku lat czy przechowywanie akt pracowniczych wymusza na przedsiębiorcach wygospodarowanie całkiem sporego miejsca na takie papierowe archiwum. Dlatego coraz większym zainteresowaniem cieszy się digitalizacja dokumentów. Na czym polega i dlaczego warto ją wdrożyć również w swojej firmie?
Co to jest skanowanie dokumentów?
Właściwie w dzisiejszych czasach nawet bez posiadania profesjonalnego sprzętu, można stworzyć na własne potrzeby małe wirtualne archiwum. Wystarczy przecież aparat fotograficzny w telefonie, by każda umowa została zeskanowana i przeniesiona na dysk. Digitalizacja dokumentów to jednak nie tylko tworzenie kopii z danego dokumentu, to również:
- zachowanie odpowiednich parametrów technicznych, pod względem formatu, rozdzielczości, wielkości czy jakości skanowanych plików,
- zaindeksowanie poszczególnych dokumentów, by można było łatwiej je wyszukiwać w archiwum,
- stworzenie miejsca na posiadane już archiwum, jak i pliki, które konieczne będą do zeskanowania w przyszłości.
Jeśli zadajesz firmie Geo – Osnowa pytanie co to jest skanowanie dokumentów, to odpowiemy Ci, że jest to profesjonalne i bezpieczne zdigitalizowanie ważnych dla Twojej firmy akt i umów.
Dlaczego digitalizacja jest przydatna w firmie?
Wielu przedsiębiorców przekonało się już, że tworzenie archiwum w papierowej, standardowej wersji jest często zawodnym i mało skutecznym rozwiązaniem. Pożar, zalanie, ale i roztargnienie pracowników może spowodować, że archiwum staje się niekompletnym i bezużytecznym stosem papierów. Dlatego takie wirtualne archiwum obsługiwane przez firmą zewnętrzną, nie tylko zapewnia więcej miejsca w firmie, ale przy okazji dba o właściwe przechowywanie ważnych dokumentów.
Digitalizacja to przede wszystkim:
- segregacja poszczególnych dokumentów,
- opcja szybszego wyszukiwania niezbędnych akt,
- gwarancja, że archiwum jest w pełnej i niezmienionej formie, a wyszukane dokumenty zawsze wracają na swoje miejsce.
Digitalizacja dokumentów – optymalny przepływ informacji w Twojej firmie
Współczesne przedsiębiorstwo w pełni korzysta z nowoczesnych i innowacyjnych rozwiązań, przekładających się na jego lepsze i bardziej prężne funkcjonowanie . Do takich innowacji należy właśnie digitalizacja, połączona z wdrożeniem wirtualnego archiwum. Nasza firma Geo – Osnowa dokłada wszelkich starań, by bez ponoszenia zbyt wysokich inwestycji, każde przedsiębiorstwo miało dostęp do sprawnego i rozbudowanego archiwum. Warto przecież wziąć pod uwagę że nawet jeśli przedsiębiorstwo skorzysta ze specjalnego programu skanującego dokumenty, to jednak nadal niezbędna jest obsługa takiego archiwum oraz dbanie o jego właściwe wykorzystanie. Lepszym rozwiązaniem jest przekazanie w całości archiwum naszym specjalistom.
