Internet i serwisy społecznościowe zmieniły nasze zachowanie i podejście do wielu spraw. Nowe technologie wymusiły powstanie nowych zasad kulturalnego zachowania, dotyczących wyłącznie internetu. Nawet jeśli nie mamy konta na Facebooku, a Instagram jest nam równie obcy, to niemal każda z nas w codziennej pracy musi pisać e-maile – do klientów, kolegów z pracy czy do szefa. Jak to robić, żeby nie popełnić błędu?
„Witam” to błąd
Niestety, forma ta nadal ma się dobrze, a jest oczywistym błędem. Pamiętajmy, że e-mail jest listem. Elektronicznym, ale jednak listem. Czy na papierze napiszemy „witam”? Raczej nie.
Oficjalnie zaczynamy e-mail od nagłówka „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”. Jeśli piszemy do instytucji na ogólny adres kontaktowy, wtedy zaczynamy od „Szanowni Państwo”, bo najczęściej do takiej ogólnej skrzynki mailowej ma dostęp więcej osób. Potem, w zależności od tego, kto nam odpisze, odpisujemy już tylko do tej konkretnej osoby.
Do osoby, której nie znamy lub z którą jesteśmy w oficjalnych stosunkach, nie piszemy „Pani Mario” czy, co gorsza, „Pani Marysiu”. Panią Marią możemy nazwać ją tylko wtedy, kiedy zwracamy się tak do niej na żywo. Nadal jednak w korespondencji nie zdrabniamy imion! Szczególnie kobiece imiona są bardzo chętnie zdrabniane, a to infantylizuje i jest nieprofesjonalne. Zdrobnienia zostawiamy na relacje prywatne. Nie robimy tego w formalnym e-mailu.
Ważny temat wiadomości
Pisząc formalny e-mail, należy zwrócić uwagę na temat. Jeśli zależy nam na profesjonalnym wizerunku, unikajmy w temacie takich sformułowań, jak: „kilka spraw”, „pilna prośba”, „pytanie”. To są ogólniki i później trudno znaleźć w korespondencji odpowiedni wątek. Co zamiast? Jasno wyrażony temat: „prośba o udzielenie informacji w sprawie konferencji X”; „pytanie o fakturę nr 123”; „sprawa wyrażenia zgody na wywiad”.
Nie należy każdego e-maila w tej samej sprawie zaczynać od nowa bez zachowania ciągłości korespondencji.
Pole DW (do wiadomości) i UDW (do ukrytej wiadomości)
Pisząc e-mail należy uważnie wypełniać pola DW i UDW. Wiele dużych wpadek zdarzyło się przez to, że ktoś w pośpiechu wpisał adres w DW, zamiast w UDW. Koniecznie należy o tym pamiętać, wysyłając np. zapytanie ofertowe do większej liczby adresów. Ujawnienie ich może skończyć się bardzo poważnymi konsekwencjami, więc uważnie wpiszmy wszystkie w pole UDW.
Jeśli w trakcie korespondencji pragniemy dołączyć jeszcze kolejną osobę, przedstawmy ją naszemu adresatowi. Możemy np. napisać „Do naszej korespondencji dołączam panią Bożenę Iksińską, główną księgową w naszej firmie”.
Zakończenie wiadomości i emotikony
Najbezpieczniej zakończyć e-mail zwrotem „Z poważaniem”. Jeśli relacje między nami a adresatem są mniej formalne, możemy napisać „Pozdrawiam”. Nie bójmy się „poważania” – naprawdę lepiej, żeby było bardziej formalnie niż silić się na luz, który nie jest wcale tak powszechnie akceptowany jak mogłoby się wydawać. Jeśli zapominamy o pożegnalnym zwrocie, dołączmy go do stopki. Wówczas będzie automatycznie dołączać się do każdego e-maila.
Co z emotkami? Coraz częściej spotykam emotki w oficjalnej korespondencji. Nie jestem wrogiem tej formy ekspresji i sama stosuję, niemniej formalny e-mail nie jest odpowiedni do tego, by wstawiać tam „uśmieszki”. Aczkolwiek jeśli często z kimś korespondujemy i mamy półformalne relacje, nie ma przeszkód, by czasem zakończyć wypowiedź emotką. Nie należy jednak przesadzać z ich liczbą – jeden „uśmiech” wystarczy.
